Basisopleiding tot overheidsmediator

Algemeen

Uit empirisch onderzoek is gebleken dat er in Nederland jaarlijks zo’n kleine twee en een half miljoen bezwaarschriften worden ingediend tegen overheidsbesluiten. Het omgaan met en reguleren van conflicten behoort daarmee tot een van de kerntaken van de Nederlandse overheid. Vrijwel ieder bestuursorgaan in Nederland beschikt dan ook over een afdeling rechtsbescherming c.q. bezwaar & beroep. Naar mate het aantal primaire besluiten toeneemt, stijgt ook het aantal daartegen ingediende bezwaren. Om deze bezwaren af te handelen kent onze Algemene wet bestuursrecht (Awb) een daartoe in het leven geroepen procedure. Echter, het doorlopen van die procedure garandeert nog niet een rechtvaardige uitkomst die ook door alle partijen wordt onderschreven en gedragen. De uitkomst kan weliswaar juridisch juist zijn, maar die juridische oplossing is nog geen garantie dat de uitkomst ook door alle partijen zal worden nageleefd/opgevolgd.

Steeds meer overheden gaan daarom over tot het verankeren van het instrument mediation in bestaande rechtsbeschermingsprocedures. Ook de termen bemiddeling en bemiddelaar worden in dit verband vaak gebruikt. Verderop in de inhoudelijke beschrijving van de opleiding gebruiken we gemakshalve echter enkel de termen mediation en mediator. Mediation / bemiddeling is een manier om conflicten in hun bredere context aan te pakken. Waarom zo’n bredere aanpak? De redenen die hieraan ten grondslag liggen, zijn:

• de juridisering van geschilafdoening;
• het op de kwalitatief beste en meest effectieve wijze afdoen van geschillen;
• tegemoetkomen aan de maatschappelijke behoefte aan een meer pluriforme toegang tot het recht, waarbij partijen (burgers, bedrijfsleven, overheden) in de eerste plaats zelf de verantwoordelijkheid dragen voor de afdoening van hun onderlinge geschillen;
• het verminderen van de druk op de rechtspraak.

Daarnaast worden bestuursorganen door de wetgever op korte termijn – naar verwachting – gestimuleerd om meer gebruik te maken van het instrument mediation c.q. bemiddeling.

Diverse pilotprojecten in het recente verleden hebben de voordelen van de inzet van mediation / bemiddeling aangetoond. Vanuit die positieve resultaten gaan steeds meer bestuursorganen ertoe over om dit verder te verankeren. Daartoe worden de huidige werkprocessen opnieuw vastgesteld, waarbij de burger meer centraal komt te staan. Veelal gaat een aantal medewerkers bij bestuursorganen als (intern) mediator c.q. bemiddelaar fungeren om te faciliteren bij potentiële geschillen tussen burgers en overheidsorgaan. Dit alles met als doel om klachten en bezwaren sneller, efficiënter en op een minder conflictueuze wijze af te doen.

Speciaal voor deze mediators / bemiddelaars bij bestuursorganen heeft Langhenkel Opleiding & Training de Basisopleiding tot overheidsmediator ontwikkeld.

Inhoud

Wij willen de deelnemers zoveel mogelijk zelf laten ontdekken wat de meerwaarde van mediation is (ervaringsleren). De elementen bewustzijn en bewustwording hebben hier alles mee te maken. Het eigen ‘gedrag’ van medewerkers en de organisatie is cruciaal. Omdat te bereiken richt de opleiding zich op drie pijlers:

• het vergroten van de kennis over conflicten;
• het veranderen van de basishouding ten aanzien van conflicten;
• het uitbreiden van technieken en vaardigheden.

De opleiding is opgebouwd uit de onderstaande modules en duurt in totaal negen dagen.

Module 1 Nederlands recht op basisniveau (1 dag)
Tijdens deze module besteden we aandacht aan de basisbeginselen van ons rechtssysteem en het bestuursrechtelijk kader waarbinnen de mediation toegepast gaat worden. De deelnemers krijgen elementaire theoretische kennis over de grondslagen, organisatie en het functioneren van de overheid en over het Nederlands bestuursrecht (waaronder het klachtrecht), het verbintenissenrecht, de mediation overeenkomst en de vaststellingsovereenkomst. Vanuit het bestuursrechtelijk kader wordt stilgestaan bij de bezwaarprocedure, de hoorzitting en de beschikking op bezwaar. We besteden ook aandacht aan jurisprudentie over mediation en de geheimhoudingsplicht.

Module 2 Kennismaking en inleiding tot de mediation (2 dagen)
In dit onderdeel staan de betekenis en de basisbeginselen van mediation en conflicten centraal. De deelnemers maken ook kennis met de aanpak, methodiek, verwachtingen en eisen van de opleiding. Zij worden aangezet om na te denken over de belangrijkste vaardigheden en gaan hier groepsdiscussies over aan. Tenslotte stellen zij de eigen stijl van conflicthantering vast. Met welke bril kijk je naar conflicten, hoe sta je zelf in conflictsituaties, wat voelt een cliënt tijdens de mediation en hoe optimaliseer je mediation-kantelmomenten? De volgende onderwerpen komen hierbij aan de orde:

• wat zijn conflicten en wat is mediation?
• conflictstijlen en interventies (model van Glasl, 11 dwaze gedachtes);
• over brandweermannen en pyromanen, waarbij we dieper ingaan op het verschil tussen en de kenmerken van zogenoemde warme en koude conflicten;
• de verschillen tussen mediation en andere soorten van geschilbeslechting;
• de basisvaardigheden van een mediator (zelfmededogen, empathisch luisteren, eerlijk delen, vragen stellen, herkaderen, erkenning geven, sturing op proces);
• wat kunnen we wel en niet door middel van mediation oplossen (de grenzen van mediation);
• hoe werkt communicatie?

Module 3 Commitment en valkuilen in de mediation (1 dag)
In dit gedeelte van de opleiding komen de deelnemers meer te weten over relationele positionering, leren ze snel (groeps)consensus te bereiken en meningen te respecteren, worden ze zich bewust van eigen aannamen/vooroordelen en trainen ze op doordenken en doorvragen. De volgende onderwerpen passeren hierbij de revue:

• soorten van mediation;
• de zeven fasen van mediation;
• eigen en andermans gedrag bespiegelen;
• het doorbreken van vaste denkpatronen en persoonlijke belemmeringen;
• wat maakt mediation bij de overheid zo specifiek?
• vertrouwen in de overheid als centraal thema in mediation;
• hoe ‘commitment’ van partijen te verkrijgen?
• de leerstijlen van Kolb;
• de interactiecirkel;
• de dramadriehoek;
• elementen uit de Rationeel Emotieve Therapie (RET).

Module 4 Het proces aan tafel en interventies (2 dagen)
De deelnemers worden in deze module geconfronteerd met (eigen) percepties en gedrag. Zij leren methodes voor het omgaan met lastige situaties, herkennen valkuilen en leren hier adequaat mee om te gaan. We besteden aandacht aan de volgende thema’s:

• diagnose van conflicten: wat en hoe?
• wat te doen met non-verbale communicatie?
• de positie van advocaten en andere belangenbehartigers in de mediation en hoe daar mee om te gaan;
• de ijsbergtheorie;
• metacommunicatie;
• interventiestrategieën en interventietechnieken;
• zorgvuldig confronteren en keuzes (laten) maken;

• optimalisatie van mediation kantelmomenten;
• acceptatie / schijnacceptatie;
• het pareren van specifieke bezwaren tijdens de zeven fasen;
• feedback verduidelijken en ‘ambtenaren schillen’;
• beheersing van de kunst een mediation uit te kunnen voeren waarbij het nut van flexibiliteit van een mediator blijkt als stevige procesbegeleider.

Module 5 Afronding en de schriftelijke kant (2 dagen)
Tijdens deze module trainen we de deelnemers op het helder en effectief schrijven en opstellen van de diverse documenten in het kader van mediation. De module is praktijkgericht, dat wil zeggen dat we zoveel mogelijk aansluiten bij de dagelijkse praktijk van een bestuursorgaan. Zo worden onder andere brieven en beschikkingen van de deelnemers zelf in de lesdag betrokken. Daarnaast werken we met allerhande schrijfoefeningen. Omdat de overheid ook als privaatrechtelijke entiteit in een mediation betrokken kan zijn, is het noodzakelijk ook de bijbehorende documenten in dat kader te kunnen produceren. De volgende onderwerpen staan centraal:

• het opstellen van een verslag van een mediatonbijeenkomst;
• het opstellen van een mediation overeenkomst;
• de lijst van besluiten als resultaat van de mediation;
• de tussentijdse beëindigingsbrief op basis van opzegging door de mediator;
• het opstellen van een vaststellingsovereenkomst;
• de beschikking op bezwaar na mediation.

Ook de bestuursrechtelijke varianten komen in de vorm van oefeningen voorbij.

Module 6 Voorbereiding voor ADR-erkenning (1 dag)
Tijdens deze module bereiden we de deelnemers voor op het examen dat zij af moeten leggen om zich te kunnen laten certificeren en registreren bij het Alternative Dispute Resolution (ADR). Deelnemers die niet voor deze certificering in aanmerking willen komen, kunnen de opleiding volgen zonder deze module.

Eindtermen

Na afloop van de opleiding zijn de deelnemers in staat om zelfstandig op basisniveau als mediator / bemiddelaar te fungeren. Van de mediation / bemiddeling kan een beknopt verslag worden opgemaakt dat eventueel ook als hoorverslag in de zin van de Awb kan dienen. De uitkomsten van kunnen worden vastgelegd in een beschikking op bezwaar c.q. een vaststellingsovereenkomst. Door werkwijze en benadering wordt in de eigen organisatie een attitude van gezag verkregen. Indien tenminste 80% van de contacturen is gevolgd zal door Langhenkel Opleiding, Training & Advies een deelnamecertificaat worden verleend.

Certificering via ADR

Na het succesvol doorlopen van deze basisopleiding en de kennistoets bij het internationale ADR-register kunnen de deelnemers worden opgenomen als associate certificaathouder. De associate certificering is eenmalig voor een periode van vijf jaar. Zodra de associate certificaathouder voldoende ervaringstijd kan aantonen en de vaardighedentoets heeft behaald, volgt omzetting van associate naar volledige certificering bij ADR. Klik hier voor meer informatie over het internationale ADR-register.

Borging in de praktijk

Alle modules worden verzorgd door één of meerdere trainers die in de praktijk ook werkzaam zijn als mediator en we werken veel met praktijksimulaties zodat de dagelijkse realiteit zo dicht mogelijk wordt benaderd. Mediationvaardigheden moeten worden onderhouden. Dit om terugval in (oude) denk- en gedragspatronen te voorkomen.

Lesmateriaal

Het materiaal bestaat onder andere uit de Praktijkpocket Algemene wet bestuursrecht (een uitgave van De Langhenkel Groep) het Handboek Mediation, het boek Met de overheid aan tafel en een uitgebreide cursusmap met voorbeeld documenten en overig ondersteunend materiaal