Verslagleggen in de ggz

Cliëntverslagen schrijven: misschien niet het leukste onderdeel van je werk. Hoe zou het zijn om handvatten te hebben die het schrijven makkelijker maken? De training Verslagleggen in de ggz helpt je om in minder tijd krachtige verslagen, brieven en e-mails te schrijven. Helder, scanbaar en AVG-proof. Maar ook concreet en kernachtig.

Wat levert de training je op?
Na de training schrijf je cliëntrapportages die beknopt, overzichtelijk en makkelijk leesbaar zijn. En die voldoen aan de AVG. Je beschikt over concrete handvatten om doelgericht en lezergericht te schrijven. Bovendien kost het schrijven van verslagen, brieven en e-mails je minder tijd en moeite.

Programma
De volgende onderwerpen komen aan bod in de training:

• Informatieselectie: Wat neem je wel en niet op in het verslag? Wat zijn hoofd- en bijzaken?
• Opbouw van een verslag en brief: Wat is een lezergerichte volgorde van informatie? Hoe vul je een verslagformat efficiënt in?
• Objectief en met respect formuleren: Hoe scheid je meningen en aannames van feiten? Hoe onderbouw je adviezen?
• Helder formuleren: Hoe stem je je taalgebruik af op de lezer? Hoe schrijf je heldere en korte zinnen?
• Een soepele schrijfaanpak: Hoe schrijf je verslagen en andere teksten in minder tijd? Hoe maak je het jezelf makkelijker en voorkom je dat je vastloopt?
• Effectief tijdbeheer: Hoe zorg je dat je aan het eind van de week je dossiers compleet hebt? Hoe werk je achterstanden weg?
• AVG: Wat betekent die voor de verslaglegging? Wanneer mag je informatie wel en niet vastleggen en delen?

Opzet training en groepsgrootte
De open training Verslagleggen in de ggz bestaat uit 3 dagdelen. In de tussenliggende periode pas je het geleerde toe. In elke bijeenkomst bespreken we ieders schrijfervaringen: wat ging goed en wat is lastig? Elke deelnemer brengt eenmaal een eigen verslag in voor een tactvolle bespreking in de groep. Bovendien krijg je opbouwende, persoonlijke feedback van de trainer op je eigen tekst in de vorm van een feedbackverslag.

Om persoonlijke aandacht voor iedereen te garanderen, is het maximum aantal deelnemers voor een online training 8. Als we de training weer op locatie mogen verzorgen, kunnen er 10 mensen meedoen.

Werkwijze
De training Verslagleggen in de ggz is zeer praktijkgericht. De hoeveelheid theorie is beperkt tot wat echt noodzakelijk is. Je oefent voortdurend met de aangereikte schrijftechnieken. Je reflecteert op je eigen verslagen en die van andere deelnemers.

Intensief en persoonlijk
De training is beknopt en intensief. We werken in een behoorlijk tempo en gaan zoveel mogelijk in op vragen en dilemma’s die de deelnemers zelf naar voren brengen. De groep bestaat daarom uit maximaal 8 personen bij een online training en maximaal 10 personen bij een training op locatie. Een veilige sfeer waarin deelnemers op een opbouwende manier feedback geven en ontvangen, is voor ons een voorwaarde voor een geslaagde training.

Afwisselend en interactief
Elke training is afwisselend en plezierig. We gebruiken speelse werkvormen en oefeningen om je te prikkelen. Bovendien hebben de deelnemers een actieve rol; de trainer is bijna voortdurend in dialoog met de groep. In de praktijk blijkt dat zo’n interactieve stijl veel meer rendement oplevert dan een doceerstijl waarbij mensen vooral kennis consumeren.

Aandacht voor de context
Een training staat nooit op zichzelf. De situatie waarin jij je schrijfvaardigheden inzet, is voor ons altijd het uitgangspunt. Daarom vinden we het belangrijk om een goed beeld te hebben van de context van de teksten die je schrijft. Voor wie schrijf je en waar loop je tegenaan in de verslaglegging? Van hieruit kunnen we optimaal met je meedenken over hoe jij je leerpunten het beste kunt toepassen in jouw specifieke situatie. 

Oog voor verandering
Anders schrijven vraagt om een andere manier van denken. Dat betekent: oude schrijfgewoontes, een vertrouwde manier van werken loslaten. We kijken in de training naar manieren om het nieuwe gedrag ‘in je systeem’ te krijgen. Dat garandeert dat de verandering in denken en schrijven blijvend is.

Trainers|
Nicole Baars (1968) is neerlandicus. Ze werkt al ruim 25 jaar als schrijftrainer voor de ggz, non-profitorganisaties, gemeenten en universiteiten. Nicole stond aan de wieg van het professionele verslagleggen in de ggz. Ze kent de weerbarstige praktijk van ggz-instellingen als geen ander en denkt graag creatief mee over dilemma’s in de verslaglegging en het verbeteren van formats.

Nicole coacht en traint zowel live als online op het vlak van gespreksverslaglegging. Ze is als ervaren coach gespecialiseerd in het begeleiden van hulpverleners die moeite hebben met verslagleggen. Na afloop van de training of coaching hebben ze de vaardigheden in huis om prettig leesbare, korte verslagen te schrijven. De deelnemers aan haar trainingen en coachingscliënten noemen Nicole deskundig, intelligent en warm.

Eline Janssen (1966) is neerlandicus. Ze werkt als schrijftrainer veel voor organisaties in zorg en welzijn. Zo geeft ze trainingen Cliëntverslagen schrijven en Schrijven van e-mails en brieven. Eline is coauteur van het boek De kracht van het piramideprincipe. Het piramideprincipe is een manier van schrijven en denken die tot beknopte en krachtige teksten leidt, waarbij de kernboodschap voorop staat. Dit principe komt ook terug in Verslagleggen in de ggz.

Eline werkt ook als schrijfcoach, adviseur en tekstschrijver. Ze denkt mee over vaste tekstformats en de inbedding van richtlijnen voor verslaglegging in de dagelijkse ggz-praktijk. Daarnaast schrijft en herschrijft ze met veel plezier standaardbrieven en webteksten voor bijvoorbeeld cliënten. Mensen die met Eline werken, noemen haar deskundig, betrokken en voortvarend.