HBO Verkoopadministratie (Thuisstudie)

In de opleiding HBO Verkoopadministratie ontwikkel je jezelf tot een onmisbare schakel binnen de commerciële administratie van een organisatie. Je leert hoe je verkoopprocessen efficiënt en foutloos administreert, van orderverwerking tot facturatie en debiteurenbeheer. Je krijgt inzicht in de grondslagen van verkoopadministratie en hoe je nauwkeurig werkt met prijsafspraken, condities en klantinformatie. Je weet hoe je verkooporders registreert, verwerkt en volgt, en zorgt dat de bijbehorende documentatie klopt en tijdig beschikbaar is. Ook verdiep je je in het facturatieproces, controlemechanismen en interne audits, zodat je proactief afwijkingen signaleert en voorkomt. Je leert hoe je klantrelaties ondersteunt met betrouwbare data en hoe je administratieve processen inzet als stuurinformatie voor sales en management. Met kennis van rapportages en verkoopanalyses weet je hoe je commerciële prestaties inzichtelijk maakt. Je werkt met actuele digitale systemen en verkoopsoftware, wat jou voorbereid op een toekomstbestendige werkomgeving. Ook ben je bekend met juridische en fiscale kaders rondom verkoop, zodat je altijd binnen de wet handelt. Deze praktijkgerichte opleiding combineert administratieve nauwkeurigheid met commerciële denkkracht en bereidt je optimaal voor op functies in verkoopadministratie, ordermanagement of commerciële binnendienst. Je versterkt jouw rol als betrouwbare en professionele administratieve kracht binnen iedere commerciële organisatie.

Bij Go2Lean is het mogelijk om opleidingen te combineren tot een totale loopbaanplanning. Je volgt alleen de door jou gekozen opleidingen. Dat sluit perfect aan op jouw loopbaan. Zo kun jij jezelf optimaal ontwikkelen. Je werkt met persoonlijke leerdoelen, praktijkcases en praktijk gerelateerde oefeningen. Tijdens de opleiding heb je vier online contactmomenten met jouw StudieCoach. Hierbij krijg je een korte uitleg over de theorie. Je plant deze contactmomenten samen met je StudieCoach. Samen met jouw StudieCoach behaal jij een optimaal leerrendement!

Voor wie?

Iedere HBO praktijkstudie is ontwikkeld voor een brede doelgroep. Op basis van de aangegeven onderwerpen per studieles kun je beoordelen of deze studie relevant kan zijn voor jouw persoonlijke ontwikkeling. Voor vragen kun je altijd terecht bij onze advies & voorlichting.

Vooropleiding

Go2Lean heeft voor het kunnen deelnemen aan deze praktijkstudie geen speciale eisen gesteld aan jouw vooropleiding. Indien je twijfelt over het instapniveau, dan kun je contact opnemen met onze afdeling advies & voorlichting.

Voorbereiding

De opleiding bestaat uit meerdere studielessen die je in je eigen tempo doorloopt via de online leeromgeving. De aanbevolen duur om de opleiding te voltooien is drie maanden, maar je hebt maximaal zes maanden de tijd om alles volledig af te ronden. Tijdens je leertraject heb je vier contactmomenten met je StudieCoach, waarin je een korte toelichting op de theorie ontvangt. Deze online gesprekken plan je in overleg met je StudieCoach. Daarnaast kun je op elk moment bij je StudieCoach terecht met vragen over de inhoud van de lessen.

Leerdoelen

• Je begrijpt de grondslagen van verkoopadministratie en past deze toe binnen commerciële processen.
• Je verwerkt orders nauwkeurig en beheert bijbehorende documentatie volgens geldende procedures.
• Je voert het facturatieproces uit en controleert op juistheid en volledigheid.
• Je beheert debiteuren efficiënt en onderneemt actie bij betalingsachterstanden.
• Je past prijsafspraken en condities correct toe binnen administratieve systemen.
• Je onderhoudt klantinformatie zorgvuldig en draagt bij aan effectief relatiebeheer.
• Je voert administratieve controles uit en ondersteunt interne audits met relevante gegevens.
• Je gebruikt digitale systemen en software voor rapportages, stuurinformatie en fiscale naleving.

Programma

Tijdens de HBO-opleiding van Go2Lean komen de volgende onderwerpen aan bod:

Inhoud van Les 1

• Definitie en doel van verkoopadministratie
• Verschil tussen verkoop- en inkoopadministratie
• Rol binnen het order-to-cashproces
• Relatie met andere afdelingen zoals sales en finance
• Belang van juiste en tijdige verwerking
• Impact op klanttevredenheid en cashflow
• Basisbegrippen zoals order, factuur, levering
• Overzicht van de administratieve workflow
• Juridische basisprincipes in verkooptransacties
• Begrip van interne controlemaatregelen

Inhoud van Les 2

• Invoeren en verwerken van verkooporders
• Controle op volledigheid en juistheid
• Vastleggen van klantgegevens
• Opstellen van orderbevestigingen
• Registratie van kortingen, condities en afspraken
• Afstemming met magazijn of productie
• Verzenddocumenten en leveringsbonnen
• Communicatie bij afwijkingen of vertraging
• Archiveren en terugvinden van orderdocumentatie
• Werken met ERP- en ordersystemen

Inhoud van Les 3

• Opstellen van verkoopfacturen
• Wettelijke eisen aan factuurinhoud
• Factureren op basis van levering of overeenkomst
• Omgaan met BTW en andere heffingen
• Creditnota’s en factuurcorrecties
• Factuurverzending en -opvolging
• Automatisering van facturatie
• Communicatie bij foutieve facturen
• Relatie tussen factuur en betalingsconditie
• Controle op tijdige en correcte facturering

Inhoud van Les 4

• Inzicht in openstaande posten
• Opvolging van facturen en betalingstermijnen
• Beoordelen van kredietwaardigheid van klanten
• Opstellen van herinneringen en aanmaningen
• Telefonisch contact bij betalingsachterstand
• Toepassing van incassoprocedures
• Afstemming met financiële administratie
• Boeken van betalingen en verrekeningen
• Bijhouden van klantafspraken over betaling
• Beheersing van het debiteurenrisico

Inhoud van Les 5

• Vastleggen van klantcondities in systemen
• Soorten kortingen (vaste, tijdelijke, volumekorting)
• Staffelprijzen en contractafspraken
• Afstemming tussen verkoop en administratie
• Beoordelen van marge en winstopslag
• Communicatie van prijswijzigingen
• Registratie van tijdelijke acties of campagnes
• Transparantie in prijsopbouw
• Controleren van afwijkingen in verkoopprijzen
• Inzicht in gevolgen van prijsafspraken

Inhoud van Les 6

• Registreren van klantgegevens (CRM)
• Up-to-date houden van debiteurendossiers
• Classificatie van klanten op basis van waarde
• Contactmomenten vastleggen in systemen
• Registratie van klachten en bijzonderheden
• Inzicht in bestelgedrag en voorkeuren
• Koppeling tussen CRM en administratie
• Gebruik van klantgegevens voor rapportage
• AVG-regelgeving in relatiebeheer
• Samenwerking met sales bij klantvragen

Inhoud van Les 7

• Inrichten van controles op verkoopadministratie
• Afstemmen van facturen met leveringen
• Signalen van fraude of fouten herkennen
• Controleren van systeemregistraties
• Toepassen van functiescheiding
• Analyse van afwijkingen in opbrengsten
• Bewaken van juistheid van klantcondities
• Opstellen van controledocumenten
• Begeleiding bij interne en externe audits
• Documenteren van verbetermaatregelen

Inhoud van Les 8

• Opstellen van verkoopoverzichten
• Analyse van omzet en marges
• Periodieke rapportages aan sales of management
• Signaleren van trends in klantgedrag
• Rapportage van openstaande posten
• Inzichten uit retouren en klachtenregistraties
• Gebruik van dashboards en KPI’s
• Controle op afwijkingen in budget versus realisatie
• Adviseren op basis van cijfers
• Visualiseren van administratieve gegevens

Inhoud van Les 9

• Gebruik van ERP-pakketten (zoals Exact, SAP)
• Digitale facturatie en e-invoicing
• Koppelingen tussen CRM, voorraad en administratie
• Automatische verwerking van betalingen
• Exporteren van data voor rapportages
• Beveiliging van klantgegevens in systemen
• Digitaal archiveren van documenten
• Onderhoud van klant- en productdatabases
• Werken met standaardtemplates en workflows
• Signaleren van systeemfouten en bugs

Inhoud van Les 10

• Wettelijke eisen aan verkoopdocumenten
• Verkoopovereenkomsten en algemene voorwaarden
• BTW-regels in binnen- en buitenland
• Aansprakelijkheid bij leveringsproblemen
• Regels voor betalingsachterstand en incasso
• Rechten van de klant bij foutieve levering
• Regels bij export en internationale verkoop
• Belang van correcte dossiervorming
• Wet op de consumentenkoop en B2B-verkopen
• Consequenties van wanbetaling en juridische stappen

Certificaat

Deze praktijkopleiding geeft jou de mogelijkheid om het bijbehorende certificaat te behalen. Tijdens de praktijkopleiding schrijf je een Verbeterplan Praktijk-Case (VPC). Hieruit moet jouw beheersing van de behandelde onderwerpen goed naar voren komen. Als je dit onderdeel met een positief resultaat afsluit, ontvang je het officiële certificaat van deze praktijkopleiding. Indien je voor twee of meer praktijkopleidingen kiest binnen hetzelfde vakgebied, dan ontvang je bij een positief resultaat een diploma!